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山脈“e路通”會(huì)議通知系統(tǒng)

　 1、傳統(tǒng)會(huì)議的四大難題

在信息高速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，正確的管理與發(fā)展決策是影響到企業(yè)的發(fā)展與生存的一個(gè)重要因素，而會(huì)議則是形成正確決策的最為廣泛而有效的方式。為提高效益，會(huì)議倡導(dǎo)者需要提前確定會(huì)議的主題、議程和會(huì)議列席名單，并把會(huì)議相關(guān)的詳細(xì)信息傳達(dá)給參會(huì)人員。參會(huì)人員對(duì)會(huì)議議題經(jīng)過深思熟慮之后，才可能在有限的會(huì)議時(shí)間內(nèi)發(fā)表個(gè)人的見解，使會(huì)議達(dá)到預(yù)期的目的。

但是要做好上述會(huì)議的準(zhǔn)備工作，并非易事。

組 織 難

——通知會(huì)議占用了組織者大量的時(shí)間，使其沒有足夠的精力做好更重要的會(huì)議準(zhǔn)備工作，例如起草會(huì)議議程及議題，選擇確定參會(huì)人員名單等；

——遇到大、中型會(huì)議的召開，參會(huì)人員多，通知往往浪費(fèi)時(shí)間又有遺漏；

——重復(fù)而且令人煩躁的撥打電話通知工作，嚴(yán)重挫傷組織者的工作積極性；

——遇到大型會(huì)議，會(huì)議通知進(jìn)度不能滿足實(shí)際需求；

通 知 難

——會(huì)議組織者難以快速、全面、準(zhǔn)確地找到參會(huì)人員的全部聯(lián)系方式，故無(wú)法在特殊情況下及時(shí)通知列席；

——遇到參會(huì)人員外出，通知變得更加困難；

——繁忙會(huì)議通知工作具有突發(fā)性，安排多人造成人力資源浪費(fèi)，安排一人則延誤通知，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，且不能給參會(huì)人員充足的思考時(shí)間；

——傳達(dá)會(huì)議議題及議程等信息難。電話通知往往會(huì)造成參會(huì)人員遺漏會(huì)議信息，而人工通知（以紙質(zhì)文件）則造成資源浪費(fèi)、效率低下，并且不能滿足外出參會(huì)人員的客觀需求；

參 會(huì) 難

——參會(huì)人員經(jīng)常因未通知到或未得到及時(shí)通知而延誤會(huì)議；

——參會(huì)者往往因無(wú)法提前知道會(huì)議安排而經(jīng)常造成會(huì)議擾亂工作計(jì)劃或因時(shí)間安排不開無(wú)法參加會(huì)議；

——因特殊原因而缺席會(huì)議的人無(wú)法及時(shí)在會(huì)后聽取會(huì)議實(shí)況；

記 錄 難

——在會(huì)后的工作中需要會(huì)議信息及會(huì)議決議，紙介質(zhì)存儲(chǔ)易于丟失和泄漏會(huì)議信息，難于管理和檢索，難于再利用；

——隨著發(fā)展，崗位變動(dòng)趨于頻繁，與會(huì)議組織有關(guān)的大量信息往往因人員的變遷而遺失，使得新人難于快速勝任工作；

2、有沒有解決辦法？

使用山脈科技“e路通”會(huì)議通知系統(tǒng)，上述問題可全部解決。

會(huì)議組織不再難

——強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)支持----所有的人員名單、會(huì)議信息、歷史資料等得以完整、詳細(xì)保存，無(wú)需為信息篩選或臨時(shí)查找而傷透腦筋，使您一切盡在掌握；

——會(huì)議信息個(gè)性化定制----只需輸入相關(guān)主題，所有相關(guān)數(shù)據(jù)全部自動(dòng)調(diào)出，您可按單位、部門、職務(wù)、政治面貌、性別等相關(guān)字段來(lái)定制參會(huì)人員的名單；

——多種通訊手段支持----普通電話、手機(jī)、傳真、E-mail，保證了會(huì)議組織進(jìn)程；

——辦公地點(diǎn)無(wú)限制----系統(tǒng)運(yùn)用B/S結(jié)構(gòu)，會(huì)議組織者只要訪問到遠(yuǎn)程管理服務(wù)器就可以通過工號(hào)和口令的雙重認(rèn)證來(lái)獲得系統(tǒng)的操作權(quán)限，來(lái)下達(dá)會(huì)議組織及通知任務(wù)。

會(huì)議通知不再難

——通知流程個(gè)性化設(shè)置----您可以對(duì)通知方式、人員通知先后順序做任意設(shè)置、組合。如：通知方式是使用單一通訊手段通知，還是先用電話通知，再用手機(jī)通知？或者為了確保通知到達(dá)索性按順序都來(lái)一遍；人員通知是按表單自然順序還是按照職務(wù)、部門、年齡？這一切都有您來(lái)決定！

——系統(tǒng)發(fā)送通知快速高效----它在召開會(huì)議的時(shí)效性方面具有很大優(yōu)勢(shì)，本系統(tǒng)可以同時(shí)使用8路電話執(zhí)行會(huì)議通知任務(wù)。下達(dá)會(huì)議會(huì)議召集的自動(dòng)電話通知、傳真通知、E-mail通知等多種現(xiàn)代化手段能及時(shí)、快速地召集會(huì)議人員以便迅速作出應(yīng)對(duì)；

——操作簡(jiǎn)便、快捷----對(duì)于大面積的通知、通告的發(fā)布，該系統(tǒng)方便、快捷的優(yōu)勢(shì)更是顯而易見；它使會(huì)議的通知變得如此簡(jiǎn)單，你只需通過系統(tǒng)對(duì)所需要召開的會(huì)議信息進(jìn)行定制，剩下的事情就可以交給系統(tǒng)自動(dòng)完成了。

參加會(huì)議不再難

會(huì)議資料的快速查詢----您可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過系統(tǒng)身份驗(yàn)證后，按關(guān)鍵子段對(duì)相關(guān)會(huì)議信息進(jìn)行查詢，通過聽取會(huì)議的語(yǔ)音信息，及時(shí)了解會(huì)議安排情況，運(yùn)籌帷幄；

數(shù)字化錄音----使你不必為無(wú)法出席會(huì)議而遺漏相關(guān)信息而擔(dān)憂，數(shù)字化錄音保證了會(huì)議再次對(duì)你開放；

會(huì)議記錄不再難

無(wú)紙記錄----系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了召集會(huì)議記錄的無(wú)紙化，傳統(tǒng)的會(huì)議召集都須有專人負(fù)責(zé)記錄如：參會(huì)人員名單、會(huì)議召開時(shí)間、人員到會(huì)情況等等相關(guān)信息，但對(duì)于一些重要的機(jī)密會(huì)議而言，記錄人員記錄的準(zhǔn)確性和保密性難以保證，而本系統(tǒng)設(shè)置了自動(dòng)記錄功能，成功地解決了這一問題；

數(shù)據(jù)存放、讀取方便----所有的會(huì)議以及參會(huì)的人員信息，都存放在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)里，支持您按會(huì)議召開的主題、時(shí)間，參會(huì)人員的姓名、性別、單位、職位等等字段進(jìn)行方便、快速的查找；并可將查找的結(jié)果調(diào)出打印。從此，你再也不用為保存數(shù)次繁瑣的會(huì)議信息而煩惱，也不必為找不到歷史會(huì)議資料而頭疼；

全程錄音及回放功能----系統(tǒng)具有數(shù)字錄音功能，可對(duì)所有的通話進(jìn)行高效的數(shù)字錄音，同時(shí)支持本地和遠(yuǎn)程兩種回放方式，根據(jù)呼叫記錄能方便的聽到與呼叫相對(duì)應(yīng)的語(yǔ)音記錄。

從以上可以看出，“e路通”會(huì)議通知系統(tǒng)可有效的提高工作效率，不僅僅是為企業(yè)節(jié)省了人力和時(shí)間，更重要的是使會(huì)議的組織與通知變得更加方便，更加及時(shí)，大大提高企業(yè)在各種環(huán)境中的決策和經(jīng)營(yíng)管理能力并節(jié)約了企業(yè)的運(yùn)行成本。同時(shí)，它不需要價(jià)格昂貴的專用硬件設(shè)備，并有良好的擴(kuò)展性，具有優(yōu)秀的性能價(jià)格比，是您企業(yè)進(jìn)行會(huì)議通知、管理的最佳選擇。

　山脈科技發(fā)展有限公司 聯(lián) 系 人： 李小姐 聯(lián)系電話： 029-8386131/32/33/34-8066 電子郵件： lihua@summit.com.cn 類別: 合作信息 有 效 期： 30 標(biāo)題： 山脈“e路通”會(huì)議通知系統(tǒng)

 

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