FAXmanager 2.5 企業(yè)傳真管理系統(tǒng)
——局域網(wǎng)傳真服務(wù)器Fax Server
FAXmanager 2.5首先是一個標準的局域網(wǎng)傳真服務(wù)器Fax Server，客戶端提供了一個打印驅(qū)動方式的傳真發(fā)送工具e2faxPro，局域網(wǎng)用戶可以將所有Windows環(huán)境下的文件輕松轉(zhuǎn)換成傳真格式發(fā)送出去，對于接收而言，支持DTMF傳真分機識別。
FAXmanager 2.5采用了和企業(yè)郵件系統(tǒng)結(jié)合的設(shè)計，傳真接收和傳真發(fā)送狀態(tài)回執(zhí)接收均有郵件客戶軟件來完成，使用者可以很方便地使用Outlook或者Foxmail等郵件軟件來閱讀、備份、管理傳真及接收傳真回執(zhí)。
FAXmanager 2.5傳真管理系統(tǒng)安裝在局域網(wǎng)的一臺專用服務(wù)器上，運行環(huán)境可以是：Windows98/NT/2000/XP等，此服務(wù)器可以同郵件服務(wù)器為同一臺機器，構(gòu)成企業(yè)郵件/傳真專用服務(wù)器，F(xiàn)AXmanager 2.5可以和企業(yè)郵件系統(tǒng)或群件系統(tǒng)整合使用，可以是Unix/Linux環(huán)境的Qmail和Sendmail等郵件系統(tǒng)，也可以是Microsoft Exchange和Lotus Domino/Notes等群件系統(tǒng)，當然也可以是IComMail等企業(yè)郵件系統(tǒng)，也支持虛擬主機設(shè)置企業(yè)郵局開設(shè)POP3帳戶和上網(wǎng)代理服務(wù)器的使用環(huán)境。
FAXmanager 2.5支持網(wǎng)絡(luò)傳真發(fā)送，具有內(nèi)嵌的網(wǎng)絡(luò)傳真服務(wù)，價格比IP電話更加低廉。FAXmanager 2.5企業(yè)郵件管理系統(tǒng)有支持普通Modem的普通版本Lite版本，最多可以支持4只Modem，在局域網(wǎng)中的應(yīng)用請參見如下示意圖：
FAXmanager 2.5 企業(yè)傳真管理系統(tǒng)標準版本支持Dialogic傳真卡，推薦使用的型號是Dialogic VFX/PCI 4線語音傳真卡，一臺服務(wù)器最多可以支持4塊傳真卡16線，詳細資料請參見：http://www.intel.com/network/csp/products/fax_index.htm。
在局域網(wǎng)中的應(yīng)用請參見如下示意圖：
FAXmanager2.5系統(tǒng)功能清單
1 發(fā)送傳真
1.1 傳真設(shè)備及傳真電話線路
◆ 在FAXmamager2.5服務(wù)器端，可以通過支持傳真功能的調(diào)制解調(diào)器或Dialogic系列傳真卡兩種傳真設(shè)備發(fā)送IDD/IP傳真
◆ 傳真電話線路選用直線或分機線均可
◆ 在FAXmamager2.5客戶端，無需使用任何傳真設(shè)備
1.2 傳真工具E2FaxPro
◆ 該工具可以將Windows下的任何文檔通過打印的方式轉(zhuǎn)換成傳真件，并且作為電子郵件附件的形式提交到FAXmanager2.5服務(wù)器端
◆ 該工具可以滿足單機多用戶的使用需求，各用戶都有自己獨立的設(shè)置參數(shù)，并可以連接到FAXmanager2.5服務(wù)器端進行傳真發(fā)送者身份驗證工作，防止別人冒用自己的帳號發(fā)送傳真
◆ 使用該傳真工具可以實現(xiàn)傳真的群發(fā)功能
◆ 在使用該工具準備新傳真時，可以在傳真件上簽章
◆ 在使用該工具準備新傳真時，可以設(shè)定傳真定時發(fā)送的時間
1.3 傳真類型
◆ 系統(tǒng)可以發(fā)送普通電話傳真和Internet網(wǎng)絡(luò)傳真。普通電話傳真包括IDD直線傳真和IP傳真，Internet網(wǎng)絡(luò)傳真包括IComFax和86Fax兩種類型�？蛻舳送ㄟ^E2faxPro打印工具將傳真以電子郵件附件的形式提交到FAXmamager2.5服務(wù)器端的待發(fā)隊列中等待發(fā)送
1.4 傳真路由
◆ 可以根據(jù)國別在FAXmamager2.5服務(wù)器端設(shè)定傳真發(fā)送方式，即到某個國家的傳真通過IDD方式、IP方式、IComFax還是86Fax的方式發(fā)送
◆ 普通電話傳真通過傳真設(shè)備直接撥號發(fā)送，為實時發(fā)送；Internet網(wǎng)絡(luò)傳真則先通過系統(tǒng)中指定的郵件服務(wù)器提交到Internet上的網(wǎng)絡(luò)傳真服務(wù)器，再通過全球轉(zhuǎn)發(fā)網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)發(fā)，有一定的延時
1.5 失敗傳真自動重發(fā)
◆ 在FAXmanager2.5服務(wù)器端可以設(shè)定普通電話傳真發(fā)送失敗時，系統(tǒng)重發(fā)次數(shù)及重發(fā)的間隔時間
◆ Internet網(wǎng)絡(luò)傳真的重發(fā)由網(wǎng)絡(luò)傳真服務(wù)器完成
1.6 傳真的列表發(fā)送
◆ 客戶端在發(fā)送傳真時提交一個傳真列表到FAXmamager2.5服務(wù)器端，剩下的發(fā)送工作由服務(wù)器自動完成
1.7 Fax-To-Fax
◆ 對于少部分手寫傳真或票據(jù)傳真，可以通過Fax-To-Fax的方式先提交到FAXmamager2.5服務(wù)器端，再由服務(wù)器發(fā)送給對方，這樣，可以將這樣的傳真納入傳真系統(tǒng)一起管理
1.8 定時發(fā)送
◆ 用戶在準備新傳真時可以指定該傳真定時發(fā)送，F(xiàn)AXmanager2.5服務(wù)器端則會在指定的時間發(fā)送這些傳真
1.9 回執(zhí)報告
◆ 對于任何一份傳真的發(fā)送結(jié)果，均會以回執(zhí)的形式反饋給客戶
◆ 普通電話傳真的回執(zhí)由FAXmamager2.5服務(wù)器產(chǎn)生，每一份傳真最終只會產(chǎn)生一個回執(zhí)，Internet網(wǎng)絡(luò)傳真的回執(zhí)由網(wǎng)絡(luò)傳真主機產(chǎn)生，每一份傳真最終會有兩個回執(zhí)
◆ 回執(zhí)是以郵件的形式回復(fù)到客戶端E2FaxPro中設(shè)定的郵件地址中去的，通過客戶端郵件軟件查看
1.10 語音提示
◆ 發(fā)送普通電話傳真時，若對方是人工應(yīng)答，系統(tǒng)可以給予語音提示（限于使用Dialogic語音傳真卡設(shè)備）
◆ 該語音可以由用戶按照系統(tǒng)的要求自行錄制，并以規(guī)定的格式存放到系統(tǒng)指定的文件夾中以供使用
2 接收傳真
2.1 傳真接收
◆ 所有收進來的傳真都以電子郵件附件（TIF格式）的形式通過指定的郵件服務(wù)器發(fā)送給客戶的
◆ 用調(diào)制解調(diào)器接收傳真時，所有傳真全部會投遞給系統(tǒng)中設(shè)定的某個傳真接收者，由該用戶通過郵件系統(tǒng)轉(zhuǎn)發(fā)給最終用戶
◆ 用傳真卡接收傳真時，可以允許傳真發(fā)送者二次撥號，這里二次撥號的號碼即為系統(tǒng)中設(shè)定的用戶傳真分機號，由此可以直接確定傳真的最終用戶
2.2 傳真轉(zhuǎn)發(fā)
◆ 當最終的傳真接收者不在公司時，可以根據(jù)該用戶的要求將收進來的傳真產(chǎn)生副本發(fā)送給系統(tǒng)中的其他用戶或外部指定的郵件地址，以便用戶及時處理傳真
2.3 傳真閱讀
◆ 所有收進來的傳真，都會作為郵件附件的形式投遞到與傳真服務(wù)器協(xié)同工作的郵件服務(wù)器中去，用戶通過客戶端郵件軟件（OE、Foxmail等）即可下載到本機閱讀處理
2.4 語音提示
◆ 可以設(shè)定系統(tǒng)在客人撥進來時，播放語音提示（限于使用Dialogic語音傳真卡設(shè)備）
◆ 該語音可以由用戶按照系統(tǒng)的要求自行錄制，并以規(guī)定的格式存放到系統(tǒng)指定的文件夾中以供使用
3 傳真?zhèn)浞?/i>
3.1 備份規(guī)則
◆ 可以根據(jù)需要對收進的傳真或發(fā)出的傳真分別設(shè)定備份規(guī)則
◆ 可以設(shè)定每一個用戶或用戶組的備份規(guī)則
◆ 可以將收發(fā)的傳真?zhèn)浞葜劣脩舻男畔洹⒅付ㄎ募䦅A或系統(tǒng)外部的郵件地址
3.2 備份查看
◆ 公司的領(lǐng)導和員工都可以使用備份查看器查看以往備份下來的傳真
◆ 可以設(shè)定公司不同級別的人員查看不同的備份文件夾
◆ 在服務(wù)器端和客戶端都可以使用備份查看器
◆ 使用備份查看器查詢到滿足條件的傳真后，可以進行傳真閱讀、傳真轉(zhuǎn)發(fā)即數(shù)據(jù)恢復(fù)等工作
4 傳真簽審
◆ 傳真簽審只對外發(fā)傳真有效，
◆ 可以設(shè)定每一個用戶或用戶組的簽審規(guī)則
◆ 只有經(jīng)簽審者簽審?fù)獾膫髡娌趴梢园l(fā)送出去，對于不允許發(fā)送的傳真可以退回給發(fā)送者，并說明原因
5 費用統(tǒng)計
◆ 提供獨立的計費程序，可以按照人員/部門/時間段分別統(tǒng)計普通電話傳真費用及網(wǎng)絡(luò)傳真的費用
◆ 提供默認費率表，也可以自行定義
6 其它
6.1 傳真發(fā)送限制
◆ 可以根據(jù)客戶端IP地址來設(shè)定可以/不可以連接到傳真服務(wù)器發(fā)送傳真
◆ 可以根據(jù)客戶端設(shè)定的用戶Email地址及用戶傳真密碼確定該用戶是否有權(quán)發(fā)送傳真
6.2 管理員支持
◆ 提供完整的工具支持，可以查看來往傳真的日志，系統(tǒng)錯誤日志，添加/刪除部門，更改部門的負責人，設(shè)置部門的備份，添加/刪除用戶，更改用戶的屬性（隸屬的部門，默認參數(shù)，密碼）；
◆ 管理員可以在系統(tǒng)控制中心隨時對傳真隊列進行監(jiān)控，包括閱讀、刪除及修改傳真屬性。
6.3 異地傳真
◆ 當公司在外地有分公司等辦事機構(gòu)時，可以設(shè)定將外地機構(gòu)的收發(fā)傳真一并納入FAXmanager2.5傳真系統(tǒng)管理，所需的條件則是將FAXmanager2.5安裝在一臺有合法的固定公網(wǎng)IP地址的電腦上。
FaxManager 2.5傳真管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)傳真的對比
FAXmanager2.5與普通傳真機各項目的對比如下表：
|
項目 |
普通傳真機 |
FAXmanager2.5 |
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平均發(fā)送一頁耗時 |
最少3Min（包括打印、撥號、發(fā)送） |
1Min |
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發(fā)送傳真產(chǎn)生的通訊費用 |
高 只能使用IDD/IP方式 |
低 除IDD/IP外，還可以采用網(wǎng)絡(luò)傳真 |
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發(fā)送電話傳真時的方便性 |
不方便，需人工撥號 |
方便，撥號工作由系統(tǒng)完成 |
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分發(fā)傳真 |
人工分發(fā) |
系統(tǒng)自動分發(fā) |
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傳真列表發(fā)送 |
不方便 |
方便 |
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備份傳真 |
紙張存儲 不利于日后查找 |
電子存檔 檢索方便 |
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傳真管理人員人工成本 |
有 |
無 |
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傳真保密性 |
低 |
高 |
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傳真件清晰度 |
兩次走紙 低 |
一次走紙 高 |
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環(huán)保性 |
有耗材（紙張/墨盒）消耗 |
全部是電子文檔 |
FAXmanager2.5系統(tǒng)應(yīng)用案例
FAXmanager2.5企業(yè)傳真管理系統(tǒng)在在專業(yè)外貿(mào)公司、物流企業(yè)、旅游公司、制造企業(yè)等行業(yè)中得到了很廣泛的應(yīng)用，下面以四個行業(yè)應(yīng)用中的典型實例來進一步說說明：
1、制造企業(yè)的中的應(yīng)用典型：無錫小天鵝集團銷售公司
無錫小天鵝集團銷售公司主管整個集團公司的全國銷售，面對全國數(shù)以千計的代理商、經(jīng)銷商、分公司、辦事處等，每天需要發(fā)送的傳真件在2000-3000份左右，在采用FAXmanager產(chǎn)品之前是采用15臺普通傳真機來完成每天的傳真發(fā)送工作，員工經(jīng)常需要留下來加班來完成傳真的發(fā)送任務(wù)，傳真發(fā)送這個簡單工作需要花費銷售人員的很多時間，這顯然是不合理的。
無錫小天鵝集團銷售公司在評估多個Fax Server產(chǎn)品之后，最后選型FAXmanager2.5企業(yè)傳真管理系統(tǒng)，選用8線傳真通道，安裝實施之后，每天2000-3000封的傳真發(fā)送任務(wù)變得可以輕松完成了，FAXmanager產(chǎn)品中的傳真隊列發(fā)送在其中也發(fā)揮了很大的作用，FAXmanager系統(tǒng)和無錫小天鵝集團的Linux平臺的sendmail郵件系統(tǒng)配合工作穩(wěn)定可靠。
2、專業(yè)外貿(mào)公司：上海標準件進出口公司
上海標準件進出口公司是一家專業(yè)外貿(mào)公司，由于公司出口產(chǎn)品門類十分龐大，每天都有很多傳真需要發(fā)送至世界各地，也有來自世界各地的傳真件需要接收，公司有幾十名外銷員每天需要忙于處理這些進出的傳真件，公司原來設(shè)有專門的傳真室，發(fā)送和接收都有專門的傳真機，并有專人負責。業(yè)務(wù)員需要發(fā)送傳真時，首先需要在網(wǎng)絡(luò)打印機上打印出稿件，當然，有時需要排隊等待，然后拿著傳真稿件請經(jīng)理簽發(fā)，再將傳真件送至傳真室。傳真室在接收到傳真之后，首先是付印存檔，然后電話通知收件人來取，或者是派專人送抵。由于公司每天進出的傳真量比較多，每天公司花費在傳真收發(fā)上的人力時間比較多，工作效率低下。上海標準件進出口公司在選用FAXmanager系統(tǒng)之后，這一現(xiàn)象得到了徹底的改觀�，F(xiàn)在的應(yīng)用情況是：外銷員使用自己的電腦便可以輕松完成傳真件的發(fā)送；經(jīng)理可以利用電腦來完成傳真發(fā)送簽審；接收到的傳真直接進入接收人的Email信箱，即便是人不在公司時，也可以及時收到傳真件；公司有整體的傳真?zhèn)浞荽鏅n，查找傳真件特別方便；啟用FAXmanager系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)傳真支持，又為公司節(jié)省了不少國際長話費的開支。
3、大型物流企業(yè)：中外運山東公司
中外運山東公司是中國外運總公司旗下最大的省級公司之一，公司位于發(fā)達的港口城市青島，公司業(yè)務(wù)量大，每天進出的傳真量大，在采用FAXmanager產(chǎn)品之前，每天傳真的收發(fā)處于十分無序的狀況，單純是以發(fā)送出去和接收進來為目的，公司一直在尋找Fax Server產(chǎn)品來改善公司傳真管理的薄弱，最后選定FAXmanager企業(yè)傳真管理系統(tǒng)，選用4線傳真通道，并和公司原有的郵件系統(tǒng)配合使用，取得了很好的應(yīng)用效果。
4、FAXmanager2.5在涉外旅游公司中的應(yīng)用例子：河南省旅游總公司
河南省旅游總公司是河南省最大的涉外旅游公司，河南又是國內(nèi)著名的旅游大省，公司業(yè)務(wù)繁忙，每天來往于國際國內(nèi)的傳真件很多，普通傳真機的發(fā)送接收方式已經(jīng)不能滿足目前的業(yè)務(wù)需求，河南省旅游總公司經(jīng)過慎重考慮之后決定選用FAXmanager企業(yè)傳真管理系統(tǒng)，實施之后，收效十分明顯，公司的傳真發(fā)送、接收變得井井有條，工作效率得當了很大的提高，加上啟用了Internet網(wǎng)絡(luò)傳真，傳真費用也節(jié)省了不少。
FAXmanager2.5系統(tǒng)在其他行業(yè)也不乏典型用戶，譬如：合肥新安晚報、廣州海運集團、大連外輪代理公司、廣東省人才市場、無錫中潤集團、重慶中國國際旅行社、安徽科苑股份、廣東步步高電子、上海紫江集團、江蘇舜天國際集團、天津北方國際集團、上海東方國際集團、上海蘭生股份、廣州輕出集團、上海輕工國際集團等一大批各行業(yè)的知名企業(yè)。
FAXmanager2.5系統(tǒng)部分客戶名單：
上海埃康軟件科技有限公司供稿 CTI論壇編輯