云呼叫中心解決方案_CTI論壇

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云呼叫中心解決方案

2011/04/15

　　一、需求分析

　　1.1 行業(yè)背景

　　呼叫中心越來越和互聯(lián)網(wǎng)等新興技術結合起來，未來的呼叫中心能夠通過Web 頁面使服務更加直接地實現(xiàn)，使用戶得到聲、視合一的面對面服務，對跨地域的企業(yè)而言，分布式的呼叫中心通過 IP 電話等技術，可以有效利用各分支機構的優(yōu)勢，節(jié)約大量的資源。正是基于呼叫中心的技術優(yōu)勢，發(fā)達國家出于節(jié)約成本和提升競爭力的考慮，開始將包括呼叫中心在內的信息服務業(yè)向亞太等地區(qū)轉移，形成了 IT 外包的熱潮，也帶動了呼叫中心產業(yè)的繼續(xù)持續(xù)增長。

　　為了使電話系統(tǒng)為用戶提供更好的服務，最初是由專門的話務員，根據(jù)自己的經(jīng)驗和記憶力，為打入電話的顧客進行咨詢服務，由于是憑人工記憶，信息容量有限，服務能力也無法提高。將計算機數(shù)據(jù)庫技術應用到呼叫中心以后，可以將與各種服務有關的數(shù)據(jù)存入計算機中，顧客需要哪方面的服務，只需調出相應的數(shù)據(jù)庫即可，而不必非由該方面的專家完成，提高了服務質量和效率。

　　近幾年隨著競爭環(huán)境的加劇及新的服務理念逐漸被國內公司接受等促進因素影響，國內對外包服務的需求越來越大，特別是一些還沒有能力自建呼叫中心的中心企業(yè)，紛紛把外包視為加強客戶服務能力的一把利劍。

　　多數(shù)中小企業(yè)雖然沒有正規(guī)的呼叫中心，但是他們往往會保持熱線電話，但是在熱線電話的使用當中，企業(yè)發(fā)現(xiàn)面臨的問題很多。這從另外一個側面反映了中國市場上中小企業(yè)對呼叫中心服務的渴望。

　　1.2 需求特點

　　云呼叫中心的業(yè)務主要包括幫助其外包企業(yè)進行電話營銷、市場調查等業(yè)務。外包就意味著同時要為不同行業(yè)的不同企業(yè)提供服務，不同的企業(yè)由于業(yè)務的不同，必然對業(yè)務系統(tǒng)的要求也不盡相同。因此，這就要求呼叫中心平臺有足夠的靈活性和開放性，不但要能夠在同一平臺上為不同企業(yè)提供個性化的IVR、ACD等，更重要的是要能輕松方便地與多個業(yè)務系統(tǒng)完成集成。

　　云呼叫中心的數(shù)據(jù)庫容量比較大，這就對數(shù)據(jù)安全以及數(shù)據(jù)備份提出了高要求。為了保證外包服務的質量，所以實時錄音、統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)使班長座席可以做到 “有據(jù)可依”、“有案可查”，管理工作方便有效。開展外包服務的呼叫中心系統(tǒng)上應用軟件不同于專用的呼叫中心應用系統(tǒng)，在功能的需求上、業(yè)務的處理上無法一次性完結，隨著業(yè)務的開展租賃業(yè)務類型、租賃用戶的增加，必然存在大量的客戶化和二次開發(fā)工作，為了適應這種需求，合理開放的應用系統(tǒng)體系是必不可少的。外包客戶服務中心針對不同外包客戶的不同需求，以及同一個外包客戶不斷變化的業(yè)務和管理的需求，要求外包客戶服務中心具備足夠的靈活性。外包客戶服務中心的靈活性主要體現(xiàn)在應用系統(tǒng)的靈活性和系統(tǒng)平臺的靈活性。

　　外包行業(yè)呼叫中心的主要特點體現(xiàn)在以下幾點：

網(wǎng)絡結構嚴謹。保障客戶信息的安全是云呼叫中心在提供外包服務時的基本準則，呼叫中心內部應該建立高安全性的網(wǎng)絡結構。

多接入方式。云呼叫中心為不同行業(yè)的不同企業(yè)提供服務，各企業(yè)由于業(yè)務不同，要求呼叫中心的接入方式也會不同。所以，為滿足不同客戶的需求必須建立多種呼叫中心接入方式。如電話、傳真、電子郵件、短信、因特網(wǎng)等媒體接入。

高穩(wěn)定性，可靠性。云呼叫中心應該能夠提供7*24小時無間斷穩(wěn)定服務，系統(tǒng)關鍵的文件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及硬件設備應采用冗余設計。在出現(xiàn)電力、網(wǎng)絡故障時，系統(tǒng)應該具備快速的災難恢復能力，迅速完成系統(tǒng)重啟和任務加載。

多元化業(yè)務系統(tǒng)安全整合。一個外包型呼叫中心其客戶包括幾個甚至幾十個，所以要在一個平臺上按照人員角色嵌入不同的業(yè)務系統(tǒng)，所以，要求呼叫中心平臺能夠進行多元化業(yè)務系統(tǒng)整合，并保證系統(tǒng)的可操作性、安全性和穩(wěn)定性。要能夠在同一平臺上為不同企業(yè)提供個性化的IVR、ACD等。

呼叫中心管理。與自建型呼叫中心一樣，云呼叫中心同樣需要完善、有效的管理功能�；凇巴獍边@個特性，外包型呼叫中心應該更重視對呼叫中心整體的管理，包括座席，軟硬件的管理。

大話務量要求。外包型呼叫中心其客戶量大，根據(jù)客戶所處的行業(yè)不同，會隨時出現(xiàn)話務高峰，由此，呼叫中心的排隊機需具有強大的抗擊浪涌的特性。

錄音系統(tǒng)。外包型呼叫中心的大話務量，要求呼叫中心具備大容量，高可靠性的錄音系統(tǒng)來實時記錄座席的每通電話并對錄音文件進行備份。

強調對IVR流程的靈活定制。云呼叫中心存在多客戶多業(yè)務的情況，所以系統(tǒng)應提供靈活的IVR流程定制功能，根據(jù)客戶的實際需求動態(tài)修改流程，系統(tǒng)及時相應。

　　二、解決方案

　　2.1 方案概述

　　系統(tǒng)整體采用集中式架構，呼叫中心系統(tǒng)平臺采用東進公司基于Yessoe技術開發(fā)的Keygoe多媒體交換機。以Keygoe多媒體交換機為核心的呼叫中心系統(tǒng)平臺具有豐富的媒體資源和強大的處理能力，提供功能模塊的全冗余備份，并支持CTI服務器的雙機熱備，滿足了高負荷、大并發(fā)和關鍵業(yè)務的可靠運營。其次，基于Keygoe的呼叫中心系統(tǒng)平臺在媒體交換層以全新的IP架構實現(xiàn)網(wǎng)絡融合、應用融合和業(yè)務融合，能夠很好的滿足云呼叫中心的要求。

　　2.2 系統(tǒng)介紹

　　接入平臺。接入平臺是以東進Keygoe多媒體交換機組成的系統(tǒng)服務平臺。平臺整合了大容量PBX、ACD、CTI、IVR等功能以及錄音、傳真、會議、IP等媒體資源。

CTI Server。通過CTI將電話交換系統(tǒng)和計算機系統(tǒng)有機地結合起來，實現(xiàn)CTI服務器與交換機之間進行呼叫狀態(tài)傳遞和呼叫控制如智能來話處理、屏幕彈出、語音和數(shù)據(jù)協(xié)調轉移、主動外撥、軟電話等功能，支持ACD、CDN等先進排隊技術。同時還為客戶端提供CTC API、TAPI等工業(yè)編程接口，還提供ActiveX自動化呼叫控制控件，簡化客戶端CTI編程。

報表系統(tǒng)。報表系統(tǒng)是整個云呼叫中心最為核心的數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)分析工具。根據(jù)云呼叫中心的特點，報表按不同客戶不同業(yè)務進行統(tǒng)計分析，保證了客戶數(shù)據(jù)的安全性。報表系統(tǒng)可為呼叫中心提供電話呼叫記錄報表、服務類型報表、業(yè)務類型報表、投訴建議等報表。管理人員可根據(jù)報表數(shù)據(jù)，對呼叫中心的工作情況進行詳細統(tǒng)計分析，以便調整座席工作。同時，云呼叫中心可將業(yè)務數(shù)據(jù)報表，訂單數(shù)據(jù)報表定時提交客戶。報表數(shù)據(jù)存放在數(shù)據(jù)庫服務器中，可隨時統(tǒng)計、隨時抽查。

CRM。CRM系統(tǒng)是呼叫中心的主要客戶管理工具。為滿足云呼叫中心對多業(yè)務多客戶的要求，系統(tǒng)支持動態(tài)文卷生成，動態(tài)CRM內容定制。CRM系統(tǒng)為更好的體現(xiàn)以客戶服務為中心，提供客戶來電識別功能，不同被叫接入號進入不同的座席分組，系統(tǒng)彈出符合此分組服務類型的客戶管理界面。座席面對大量客戶，迅速獲悉來電客戶的身份、背景資料以及歷史資料，這在很大程度上決定了其服務質量。通過自動主叫號碼驗證，客戶服務中心將在建立路由的同時檢索與其相連的數(shù)據(jù)庫，將客戶資料同步的顯示在座席人員的計算機上。

座席管理系統(tǒng)。云呼叫中心的管理工作是外包服務的重點。其包括對座席人員的管理和呼叫中心軟硬件系統(tǒng)的管理。座席管理系統(tǒng)對外包呼叫中心座席的工作狀態(tài)、通話過程進行監(jiān)控、監(jiān)聽。使得管理人員可以更加客觀、全面地掌握座席的工作情況，以便發(fā)現(xiàn)問題及時解決。座席的工作數(shù)據(jù)最終會形成報表，供管理人員參考，作為調整工作的依據(jù)。

數(shù)據(jù)庫服務器。數(shù)據(jù)庫服務器是整個呼叫中心的信息數(shù)據(jù)中心，用來存放呼叫中心的各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)、呼叫記錄數(shù)據(jù)、客戶信息和業(yè)務信息等。為保證數(shù)據(jù)庫信息的安全，系統(tǒng)采用磁盤陣列技術，數(shù)據(jù)一旦出現(xiàn)問題，可立即恢復。

錄音系統(tǒng)。錄音系統(tǒng)支持大容量的錄放音功能,能夠完全滿足云呼叫中心對坐席通話錄音的需求。系統(tǒng)采用高阻錄音的方式，在對通話雙方無干擾的情況下，便能夠對坐席的通話進行全程錄音。系統(tǒng)可提供模擬電話錄音，數(shù)字電話錄音。錄音方式可采用電壓控制方式，聲控方式，CTI消息控制方式，可滿足不同客戶的錄音需求。為更好的支持云呼叫中心對座席錄音的需求，系統(tǒng)提供分組錄音，分組查詢的功能。按不同客戶不同業(yè)務進行分組，其他分組人員無法聽取本組內的錄音，保證了客戶信息的安全。

IVR。IVR是呼叫中心的重要組成部分，主要用于為用戶電話來訪提供語音提示，引導用戶選擇服務內容和輸入電話事務所需的數(shù)據(jù)，并接受用戶在電話撥號鍵盤輸入的信息。IVR可以取代或減少話務員的操作，達到提高效率、節(jié)約人力、實現(xiàn)24小時服務的目的。同時也可方便用戶，減少用戶等候時間，降低電話轉接次數(shù)。為更好的支持云呼叫中心的業(yè)務，系統(tǒng)提供多業(yè)務多流程IVR服務，具備靈活的流程腳本編譯器，客戶業(yè)務無需停止，便可動態(tài)修改IVR流程，保存后立即生效。用戶無需單獨購買IVR設備，東進多媒體網(wǎng)關內置了大容量的語音、會議音頻產生與檢測、FAX、視頻、TTS等媒體資源，整機能夠同時提供強大的人工、自動話務接入能力。

　　2.3 功能介紹

信息查詢服務。為客戶提供信息查詢，服務咨詢等業(yè)務。

業(yè)務受理。云呼叫中心根據(jù)客戶的要求制定業(yè)務，為最終客戶提供相應的服務。

投訴處理。實現(xiàn)客戶投訴、意見處理、問題件處理功能，座席代表可分類受理，并能按照不同分組的工作流程將投訴信息記錄在客戶數(shù)據(jù)庫中。

在線銷售。外包客戶服務中心的在線銷售是為用戶提供通過電話、Web等方式在線下單，訂單跟蹤等功能。

客戶關懷。外包客戶服務中心為外包客戶提供多種客戶關懷，包括客戶生日祝福、客戶節(jié)假日問候、客戶回訪等。

客戶回訪和滿意度調查。主動定期呼出對重要客戶進行回訪，提高服務質量和客戶滿意度。主動呼出對用戶隨機調查訪問，通過系統(tǒng)自動播放問答式語音，客戶利用按鍵與系統(tǒng)交互，完成各類信息采集并進行統(tǒng)計分析，進行服務態(tài)度調查、服務質量調查、行業(yè)風氣調查等，了解客戶需求，進一步提高客戶服務質量。

服務請求預約。用戶通過電話、Internet、Fax、E-mail、SMS等方式進行產品或服務預定、商務活動預約等。

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