呼叫中心如何應(yīng)對敏感的客戶問題？_運(yùn)營管理

呼叫中心如何應(yīng)對敏感的客戶問題？

Donna Fluss 2007/03/22

　　問：我正在研究呼叫中心行為，特別是在討論伴侶或者家庭成員死亡、離異或者注冊為盲人或者殘疾人等敏感的問題時(shí)如何與客戶打交道的問題。你能推薦一些能夠幫助呼叫中心處理這種電話的培訓(xùn)課程、研究材料、有關(guān)工作流程和腳本的信息來源嗎?

　　答：我曾看過一些處理客戶敏感情況的材料。但是，我不能推薦任何這種材料。然而，對于處理各種客戶情況的溝通技巧有許多極好的呼叫中心培訓(xùn)課程。在DMG Consulting公司，我們認(rèn)為最佳的方法是把你們自己的客戶服務(wù)政策編輯成文件、程序和處理敏感客戶情況的選擇，并且把這些內(nèi)容結(jié)合到溝通培訓(xùn)課程中。(我們曾批評過處理死亡和軍事形勢的一些程序。我們發(fā)現(xiàn)一些企業(yè)有一些麻煩的政策和強(qiáng)迫呼叫中心代理發(fā)出漠不關(guān)心的聲音的不適當(dāng)?shù)恼摺?

　　在正常的一整天的工作中，呼叫中心代理要處理各種客戶問題和情緒。雖然大多數(shù)呼叫中心代理經(jīng)過培訓(xùn)都知道為計(jì)費(fèi)錯(cuò)誤或者服務(wù)中斷給客戶帶來的不便表示道歉，但是，許多呼叫中心的代理不適應(yīng)處理非常敏感的個(gè)人問題。(許多客戶對于披露這種事情也感到窘迫和不自在。)無論客戶在電話中說什么問題和什么情況，呼叫中心的代理在接下來解決“商業(yè)問題”之前必須首先解決和承認(rèn)“人類的因素”，如是否死亡、離異還是物理困難。以同情客戶情況的真誠的同情心進(jìn)行溝通的能力是一種藝術(shù)。這種藝術(shù)需要培訓(xùn)、扮演角色和練習(xí)。

　　雖然有許多培養(yǎng)溝通技巧的極好的呼叫中心培訓(xùn)課程，但是，這只解決了問題的一半。無論呼叫中心的代理多么有同情心，如果你的處理敏感的客戶問題的商務(wù)流程是“不友好的”，你的公司明顯缺乏理解會侮辱和傷害你的客戶。

　　下面是幫助你的呼叫中心代理處理敏感的客戶問題的一些建議：

　　1.要求呼叫中心代理或者質(zhì)量監(jiān)督管理員為包含敏感客戶情況的電話做上標(biāo)記。然后，從客戶的角度監(jiān)視這些電話。聽取代理的反饋意見，了解他們處理這些敏感的電話時(shí)候的感受。這樣你就可以發(fā)現(xiàn)他們可能遇到的溝通障礙或者商業(yè)障礙。根據(jù)他們的經(jīng)歷來征求和討論哪些方法可行，哪些不可行。找到有效的心靈相通的技術(shù)并且創(chuàng)建一種包括角色扮演在內(nèi)的溝通培訓(xùn)模式。向你的代理提供一些指南和建議的短語(而不是腳本)，幫助他們處理各種敏感的情況。

　　2.保證呼叫中心代理了解滿足客戶特殊需求的全部選擇和服務(wù)，如適用于聽力有缺陷的人的TDD線路、大型印刷的聲明、盲文自動柜員機(jī)和聲明等。確保代理能夠根據(jù)系統(tǒng)或者顯示屏知道如何識別有特殊需求的客戶。

　　3.確保你的質(zhì)量監(jiān)督表格的溝通技巧部分包括評估一個(gè)代理在電話通話期間表現(xiàn)出來的理解和心靈相通的情況。

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