協(xié)作技術正引領著一個即時溝通和提高生產(chǎn)力的時代。隨著遠程勞動力的增加，對協(xié)作的需求將會更大，團隊正在尋找能夠完成工作的工具。隨著新視頻、語音和聊天技術的不斷涌現(xiàn)，這些技術聲稱可以解決一個或另一個問題，但必須要弄明白一家企業(yè)用來留住員工的所有工具都是很有挑戰(zhàn)性的。
它應該尋求創(chuàng)建一個有凝聚力的協(xié)作生態(tài)系統(tǒng)--一個集成的、可互操作的工具集，讓每個員工可以實現(xiàn)更有效地溝通。
這個生態(tài)系統(tǒng)應該是相互關聯(lián)的，沒有重疊的技術，可靠的，安全的，可擴展的。只有這樣，一個企業(yè)才能建立一個真正連接的工作場所，支持無縫的、普遍采用的通信。
以下是IT專業(yè)人士可以采取的一些步驟，將他們混亂的會議協(xié)作工具轉換成一個運轉良好的機器：
1、對協(xié)作技術進行審核。在弄清楚你真正需要什么工具之前，最關鍵的一步是盤點，確定哪些協(xié)作技術已經(jīng)在使用，以及經(jīng)常使用。看看你的解決方案提供的使用數(shù)據(jù)，但也要確保與員工建立一個公開的對話，以了解他們是否在使用應用程序和工具之外的東西。這些信息可以幫助防止陰影，這將幫助它成為一個伙伴和受信任的顧問，而不是一個“壞警察”。
2、在任何可能的地方加強審計。最近的Spiceworks調(diào)查顯示，平均而言，各企業(yè)在三家供應商之間購買了四項溝通和會議技術，試圖建立一個成功的解決方案。不管這些解決方案是否被充分利用，它們都是要支付的。跟蹤你的審計所發(fā)現(xiàn)的所有產(chǎn)品的利益相關者和合同，并尋找諸如多個維護協(xié)議、支持合同、基于細節(jié)的費用和單位硬件成本。請記住，這些解決方案的所有權的總成本不僅僅是許可費用。整合不僅節(jié)省了資金，而且使整個協(xié)作生態(tài)系統(tǒng)更容易在企業(yè)的所有部門進行部署和控制。
3、評估新的解決方案。在構建一個有凝聚力的協(xié)作生態(tài)系統(tǒng)時，有一些事情需要考慮：
- 互操作性--當使用協(xié)作技術時，你應該期望基于標準的互操作性和無縫客戶邀請流程，以擴展與組織之外的供應商、合作伙伴和客戶的通信。如果協(xié)作工具不能“與他人友好地一起玩耍”，那就忘了它吧！
- 可靠性--并非所有的協(xié)作技術都是平等的。免費和消費級的應用程序在圖像質量和像素化方面都很差，而且在試圖進行通信時也會出現(xiàn)帶寬問題。視頻協(xié)作技術的關鍵在于，即使人們在1萬英里以外的地方，談話也會在同一個房間里進行的一樣。
- 安全性--它的主要職責之一是確保包含機密公司信息的協(xié)作產(chǎn)品和服務盡可能地安全。在選擇或評估你的解決方案時，確保你所有的數(shù)據(jù)，無論是靜止的還是活動的，都是加密的；你的應用程序、系統(tǒng)和設備在防火墻后面是安全的；自動更新可以確保及時和有效的安全性。
4、召集你的團隊，制定一個計劃。為了使你的企業(yè)協(xié)作工具順利有效地進行，你必須讓每個人都對新的方向感到興奮。部門領導和所有受變革影響的團隊成員都需要加入決策機構。在每個部門找到一個關鍵的合作伙伴，他們可以幫助傳播好消息和推動改革。你的盟友可以幫助每個人都進入新的合作方式。
合作是現(xiàn)代工作場所的基石，是團隊合作的關鍵因素，也是平衡業(yè)務的重要組成部分。IT在創(chuàng)建和維護一個有凝聚力的協(xié)作生態(tài)系統(tǒng)中扮演著重要的角色，在這個生態(tài)系統(tǒng)中，技術促進無縫通信，而不是阻礙它。最終，它將成為創(chuàng)建一個協(xié)同工作場所的幕后推手--在技術動蕩的背景下，這是一種平靜。
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