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如何應(yīng)用一個真正以客戶為中心的IVR

2004/12/13

　　IVR已經(jīng)廣泛地在中國各行各業(yè)的客戶服務(wù)系統(tǒng)中得到應(yīng)用，企業(yè)希望通過IVR來實現(xiàn)一種低成本高質(zhì)量的服務(wù)模式。但是實際的應(yīng)用情況顯示，客戶確實可以通過IVR獲取企業(yè)預(yù)存的各種信息，但似乎大多數(shù)的中國客戶還是不太喜歡使用IVR。最直接的原因除了感覺IVR引導(dǎo)語音菜單的層次太多以外，客戶很難真正地使用IVR與企業(yè)進(jìn)行交互，快速找到解決他們各種疑問的途徑，并實際地方便地解決他們在使用企業(yè)所提供的產(chǎn)品及服務(wù)時所遇到的各種問題。這涉及到一個企業(yè)在規(guī)劃他們的客戶服務(wù)系統(tǒng)時，是否一體化地考慮了IVR的應(yīng)用，是否把IVR及客戶服務(wù)系統(tǒng)中的其它組件如CTI，座席桌面及管理作為一個整體來考慮，無縫地整合在一起共同使用企業(yè)的數(shù)據(jù)庫來為客戶服務(wù)。最終關(guān)系到企業(yè)是否能充分利用已有的客戶數(shù)據(jù)庫資料有效而靈活地編制語音菜單，及時了解客戶使用IVR的情況并作出相應(yīng)的調(diào)整。如今任何一個IVR產(chǎn)品都可以獨立地編制各種復(fù)雜的語音引導(dǎo)菜單，但其是否能與企業(yè)的客戶服務(wù)系統(tǒng)及企業(yè)的應(yīng)用系統(tǒng)融為一體，交互地為客戶提供有效的服務(wù)，將是一個挑戰(zhàn)。在規(guī)劃時如沒有充分考慮這一因素來選擇和建設(shè)IVR，在未來的使用中將很難不斷發(fā)展變化，從而有效地利用IVR為企業(yè)不斷出現(xiàn)的新業(yè)務(wù)應(yīng)用提供服務(wù)。

　　Altitude Software作為一個基于歐洲的獨立客戶服務(wù)中心解決方案的技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)者，經(jīng)過世界上對服務(wù)要求最嚴(yán)格的歐洲各國客戶的不斷錘煉，積累了大量設(shè)計規(guī)劃IVR及其應(yīng)用的經(jīng)驗，愿與大家分享和探討。希望企業(yè)能更好地通過IVR為客戶提供服務(wù)，客戶能更有效，更及時和放心地使用IVR與企業(yè)交互。

　　所有的客戶服務(wù)中心都致力于在降低成本的同時保證服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)需要精確響應(yīng)呼叫以實現(xiàn)高質(zhì)量的服務(wù)時，客戶服務(wù)中心的每位座席可能需要花幾分鐘時間明確呼叫方的具體要求，然后將呼叫轉(zhuǎn)發(fā)給更適于處理該事務(wù)的座席。座席原本可用這關(guān)鍵的幾分鐘來接待一個客戶。

　　那么，如何避免用戶將客戶服務(wù)中心技術(shù)熟練的座席用作人工"路由器"，同時保證客戶的請求可由適當(dāng)?shù)娜藛T進(jìn)行處理？

　　問題的答案就是 IVR，即交互式語音應(yīng)答。Altitude 認(rèn)為：許多 IVR 系統(tǒng)缺乏與客戶友好的溝通，因而受到批評。作為企業(yè)的門戶，IVR 系統(tǒng)起著關(guān)鍵的作用。因為它通常是客戶接觸企業(yè)的第一站，所以在設(shè)計上應(yīng)時刻考慮客戶至上原則。如果做到了這點，無論是對客戶還是客戶服務(wù)中心的運作，它都具有無以倫比的優(yōu)勢。

　　理想的情況是，IVR 系統(tǒng)應(yīng)該能讓您的客戶感覺到是他們在控制聯(lián)絡(luò)，而且不論在何地，只要可能，當(dāng)獲得來自客戶的信息時，它能夠模擬出真實的對話效果。如果客戶感到獲得他們所需的相關(guān)信息，IVR 便處于最佳工作狀態(tài)。它還能使客戶機(jī)動靈活地讀取信息，一周 7 天，每天 24 小時。

　　IVR 也應(yīng)能非常有效地應(yīng)用于偶然事件服務(wù)或勸告服務(wù)。在業(yè)務(wù)繁忙時，它可以提醒客戶需要長時間等待，并提供給客戶進(jìn)行留言或請求回叫的選擇。在發(fā)布公司信息或響應(yīng)服務(wù)中斷時，這一應(yīng)用尤其適宜。

　　IVR作為一個自動化的解決方案，它使客務(wù)服務(wù)中心的業(yè)務(wù)在不使用人工座席的情況下應(yīng)答呼叫。通常有如下四種情形：

　　在設(shè)計，應(yīng)用和管理IVR時，IVR 端口應(yīng)被視為一個自動化的座席，因而對于所有座席可以使用的操作IVR 也應(yīng)可以使用。這些操作包括拔號、擴(kuò)展、轉(zhuǎn)移、會議、保持等，以及所有與客戶數(shù)據(jù)有關(guān)的操作（例如，重新得到客戶的特征文件或存儲交互過程中收集的客戶詳細(xì)信息）。與座席的應(yīng)用相同，IVR 應(yīng)用可訪問外部數(shù)據(jù)資源也可以同現(xiàn)有的企業(yè)應(yīng)用程序交互�；谏鲜龈拍�，Altitude通過使有相同的腳本編程工具，將IVR無縫地集成到企業(yè)的整個客戶服務(wù)解決方案中，以便統(tǒng)一開發(fā)座席應(yīng)用程序和 IVR 應(yīng)用程序。使用與普通座席和業(yè)務(wù)呼叫活動一樣的管理工具，在運行中可對IVR 的各個方面進(jìn)行實時監(jiān)控，設(shè)置和管理，也可以為 IVR 業(yè)務(wù)呼叫活動生成報告。因而可以連同客戶服務(wù)中心的其它組件，統(tǒng)籌分析 IVR 通信量以及其它信息。

　　Altitude IVR為每個來話呼叫運行一個業(yè)務(wù)腳本程序。Altitude解決方案同時提供CTI功能，可在其數(shù)據(jù)庫訪問業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。智能業(yè)務(wù)腳本程序可以伴隨用戶的業(yè)務(wù)需求而增長。業(yè)務(wù)腳本程序可以：
　　所有你開發(fā)復(fù)雜腳本所需的電話及客戶服務(wù)中心功能都已經(jīng)建立在腳本開發(fā)器中，對腳本的調(diào)整瞬間即可完成。由于Altitude腳本開發(fā)器是為非技術(shù)的使用者所設(shè)計，調(diào)整可由客戶服務(wù)中心自己進(jìn)行。Altitude業(yè)務(wù)應(yīng)用腳本編程采用模塊化結(jié)構(gòu)，允許重復(fù)使用預(yù)建的功能模塊。這一切保證了更快的開展應(yīng)用實施和更低的開發(fā)成本。

　　這樣客戶服務(wù)中心可以在 IVR自動座席和人工座席之間反復(fù)轉(zhuǎn)移同步的呼叫，以及執(zhí)行任何可用的電話操作；腳本通過播放和錄制語音來指揮交談，訪問業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和特殊業(yè)務(wù)的 DLL 庫，并對客戶輸入做出反應(yīng)；業(yè)務(wù) DLL 庫可以訪問主機(jī)上原有的應(yīng)用程序，或執(zhí)行任意的特定業(yè)務(wù)功能。

　　IVR與座席之間的透明交互，為企業(yè)在每一個客戶交互上提供了一個完整的視圖，并使座席有工具為客戶提供更有價值的協(xié)助。對客戶而言，保持所有上下文內(nèi)容的呼叫轉(zhuǎn)移意味著他們不會感到在呼叫轉(zhuǎn)移后，他們需要重新介紹情況。改善了客戶滿意度和使用IVR的積極性。

　　在外撥業(yè)務(wù)應(yīng)用中，IVR應(yīng)能用來代替座席通知客戶一些簡單的事項（如"你要的書已經(jīng)返回圖書館"，"你定的貨今天已送出將在明天到達(dá)"）。外撥 IVR 讓公司能夠創(chuàng)建一個"低成本/高聯(lián)絡(luò)"的渠道，通過有效及時地向客戶提供有價值的信息來提升客戶對企業(yè)的滿意度。

　　統(tǒng)籌運用客戶知識，Altitude通過靈活和強(qiáng)大的腳本編程能力為客戶服務(wù)中心配備了厚實的個性化功能。個性化的應(yīng)用能向呼叫方傳遞更有針對性的信息，在自助服務(wù)中改善質(zhì)量和客戶滿意度，并廣泛應(yīng)用于進(jìn)行向上銷售和交叉銷售。

　　一個精心設(shè)計的IVR解決方案能改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，并使客戶更愿意采用自助模式來進(jìn)行操作。

最后讓我們從一個具體的例子來看一看Altitude IVR是如何工作的：

　　IVR： 歡迎進(jìn)入Altitude銀行客戶服務(wù)中心，請輸入您的帳號。
　　客戶輸入：010993265428
　　IVR： 張先生，早上好！請輸入您的7位標(biāo)識號碼。
　　客戶輸入：0987876
　　IVR： 查詢余額，請說"余額"或按…
　　客戶說出："余額"
　　IVR： 您的余額為五萬圓人民幣。您是否了解您已經(jīng)有權(quán)享受我們的特別定期帳戶服務(wù)？您是否要求業(yè)務(wù)代表為您提供更詳細(xì)的說明？
　　客戶說出："是"
　　IVR： 謝謝您，張先生。您將被轉(zhuǎn)接到您的個人理財專員王小姐的電話上。

從這個例子我們可以看出：
　　1． IVR能自動識別時間和客戶，從而進(jìn)行人性化的服務(wù)；
　　2． 自助服務(wù)菜單能調(diào)整以把最常使用的選擇放在第一位，進(jìn)行個性化的服務(wù)。在這里，張先生最常使用的選擇是查詢他的余額；
　　3． 發(fā)現(xiàn)了一個向上銷售的機(jī)會，張先生在這個銀行還沒有開立定期帳戶，但他的余額已經(jīng)高于五萬圓人民幣；
　　4． 由于這是一個完整的集成解決方案，可以智能地路由交互到適合的資源并提供交互的全部歷史記錄。王小姐是張先生的個人理財專員且空閑，所以她被選擇來處理這個呼叫。與呼叫一起，王小姐收到全部的客戶信息及交互的歷史記錄。這樣，王小姐知道她需要通過這個呼叫說服張先生設(shè)立一個定期帳戶，最大限度地提高了座席的效率。

　　這是一個很簡單的IVR應(yīng)用實例，大家可以嘗試一下在您的客戶服務(wù)中心里能否輕松實現(xiàn)。

altitude公司供稿 CTI論壇編輯


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