縮短報銷周期 提高審批效率
羅氏診斷實施預(yù)算和費用報銷系統(tǒng)成功案例
2009/07/20
報銷，是企業(yè)日常運營中的一個重要環(huán)節(jié)。特別是銷售人員眾多且員工出差機會頻繁的公司，費用報銷不僅與公司現(xiàn)金流通狀況密切相關(guān)，也關(guān)系到員工的利益。但是公司繁雜的財務(wù)政策往往造成報銷拖拉延誤，給員工帶來不便。因此簡化費用報銷流程并提高操作過程中的透明度，成為每個公司都想要解決的問題。
羅氏診斷產(chǎn)品（上海）有限公司利用上海葡萄城的預(yù)算和費用報銷管理解決方案成功的將平均42個工作日的報銷周期縮短了近一半時間，其成功經(jīng)驗或可為有相同煩惱的企業(yè)借鑒。
一、客戶背景
羅氏始創(chuàng)于1896年，總部位于瑞士巴塞爾，在制藥和診斷領(lǐng)域是世界領(lǐng)先的以研發(fā)為基礎(chǔ)，以創(chuàng)新驅(qū)動的健康事業(yè)公司之一。羅氏是體外診斷領(lǐng)域、抗腫瘤藥品和移植藥品的全球領(lǐng)先者，羅氏診斷作為羅氏集團兩大業(yè)務(wù)部門之一，在2000年與AVL公司的儀器部門進行了成功的合并，使得羅氏診斷成為診斷領(lǐng)域領(lǐng)先的醫(yī)療保健信息提供者，其應(yīng)用科學部是全球研究疾病病因或隱患的試劑和系統(tǒng)的主要生產(chǎn)商，每年有100多種有利于醫(yī)學科學進展和供商業(yè)使用的新產(chǎn)品、科研試劑和系統(tǒng)上市。
與絕大多數(shù)醫(yī)藥公司相仿，羅氏診斷的銷售人員遍布全國各大省市，所有報銷單據(jù)都需要匯總到總公司才能進行，費用報銷周期過長成為日益突出的矛盾。通過調(diào)研市場上流行的預(yù)算和費用報銷管理系統(tǒng)，管理層最終選擇了上海葡萄城信息技術(shù)有限公司的解決方案。
二、業(yè)務(wù)難題
葡萄城的實施顧問對羅氏診斷作了詳盡的需求調(diào)研，發(fā)現(xiàn)問題主要集中在以下方面：
- 報銷周期過長 羅氏診斷對公司的報銷流程做過統(tǒng)計，平均需要42個工作日才能完成從申請到審批到財務(wù)支付的整個流程。報銷周期過長的弊端不僅體現(xiàn)于員工滿意度下降，對公司的現(xiàn)金流管理也帶來了困難。
- 審批過程不透明 報銷申請離不開審批，傳統(tǒng)的手工方式主導(dǎo)下，審批流程是不透明的。員工既無法了解審批進行到了哪一步，還需要多少時間才能拿到報銷所得，也不能在申請被駁回時立刻獲悉具體原因。
- 現(xiàn)金和信用卡的抉擇 羅氏診斷為了減少公司現(xiàn)金預(yù)支，鼓勵銷售人員使用信用卡進行業(yè)務(wù)活動。但準確判別工作消費和個人消費紀錄卻成了財務(wù)額外的負擔，同時也造成報銷周期延長并可能影響信用卡還款。
三、葡萄城預(yù)算和費用報銷解決方案
上海葡萄城信息技術(shù)有限公司的預(yù)算和費用報銷解決方案利用靈活的工作流程支持企業(yè)對資金進行管理，結(jié)合客戶實際需求，葡萄城的顧問將羅氏診斷的實施重點放在以下方面：
- 費用審批按明細拆分進行，加快報銷進度 員工報銷經(jīng)常會遇到個別明細項不符合要求需退回重新填寫，通常情況是將整張單據(jù)一起退回，其中也包括正確的項目。通過對細節(jié)的深入調(diào)研，羅氏診斷發(fā)現(xiàn)員工在重新填寫單據(jù)方面浪費了大量時間，而整個報銷流程的周期也因此延長。葡萄城的實施顧問針對企業(yè)需求對員工申請報銷的項目進行拆分，一旦單據(jù)中某一項費用申請出現(xiàn)問題，系統(tǒng)僅僅退回需要修改的明細項，而其他則按照正常流程進行審批。
- 導(dǎo)入信用卡消費記錄，減少公司現(xiàn)金預(yù)支 葡萄城的實施顧問將銀行提供的信用卡消費記錄導(dǎo)入系統(tǒng)，并做標記以供申請者填寫單據(jù)時選擇。員工進行費用報銷時自行選擇相關(guān)記錄作為明細項，各級審批人能方便地核查。對于個人消費不做報銷用途的記錄，審批人則無法查看，保護員工個人隱私的安全性。
- 規(guī)范公司流程，提高各環(huán)節(jié)工作效率 羅氏診斷嚴格要求施行標準規(guī)范的流程以提高整個企業(yè)的效率，葡萄城的實施顧問根據(jù)其需求將出差申請和現(xiàn)金預(yù)支流程與費用報銷進行關(guān)聯(lián)。員工利用系統(tǒng)進行出差申請，此后的差旅費用報銷必須與其出差申請單一致，報銷時系統(tǒng)會自動列出員工提交的出差申請供其選擇，利用同一個系統(tǒng)規(guī)范流程提高效率。現(xiàn)金預(yù)支同樣與最后的財務(wù)支付流程相關(guān)聯(lián)，財務(wù)完成最后付款前會根據(jù)SAP系統(tǒng)沖抵的現(xiàn)金扣除預(yù)支的金額，申請者通過系統(tǒng)可以看到實際歸還的金額。羅氏診斷要求每一張發(fā)票對應(yīng)一項報銷明細并由系統(tǒng)給出索引號互相對照，財務(wù)只需將索引號導(dǎo)入SAP系統(tǒng)就能對兩個系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)進行核對，便于導(dǎo)出報表及財務(wù)審計。
四、客戶收益
羅氏診斷實施上海葡萄城的預(yù)算和費用報銷系統(tǒng)之后，基本實現(xiàn)縮短報銷周期目標的目標，同時在以下方面獲得收益：
- 加強合規(guī)檢查 系統(tǒng)遵循SOP標準，一旦報銷的費用超過額定金額標準，系統(tǒng)會自動給出提示并轉(zhuǎn)給更高權(quán)限的負責人進行審批。為提醒員工注意合規(guī)，系統(tǒng)將法規(guī)性文檔作為附件鏈接，減少差錯率。
- 提高審批透明度及員工滿意度 運用流程的益處在于能隨時查看報銷的進展，普通員工可以看到自己所有申報的費用報銷紀錄，并可點擊查看單項費用的審批紀錄、審批進展。如果申請被拒，系統(tǒng)則要求審批者必須輸入拒絕理由并扣除申請人相應(yīng)的分數(shù)，加強員工嚴格遵守報銷規(guī)則的自覺性。企業(yè)通過系統(tǒng)提升了審批的透明度，也提高了員工的滿意度。
- 提高報銷效率，縮短周期 系統(tǒng)通過郵件提醒審批者有亟待審批的費用，并自動在審批結(jié)束后進入下一個與物理單據(jù)的審核流程，最后報財務(wù)部門等待付現(xiàn)。即使審批者不在公司也不影響報銷流程的運轉(zhuǎn)，避免了拖沓。申請者若有事外出，可以設(shè)置代理人幫助填寫相關(guān)單據(jù)并作為草稿保存，節(jié)省了不必要的等待時間。
CTI論壇報道
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