首頁>>廠商>>CRM軟件廠商>>GrapeCity

縮短報銷周期 提高審批效率
羅氏診斷實施預算和費用報銷系統成功案例

2009/07/20

葡萄城的實施顧問對羅氏診斷作了詳盡的需求調研，發(fā)現問題主要集中在以下方面：


• 報銷周期過長 羅氏診斷對公司的報銷流程做過統計，平均需要42個工作日才能完成從申請到審批到財務支付的整個流程。報銷周期過長的弊端不僅體現于員工滿意度下降，對公司的現金流管理也帶來了困難。



• 審批過程不透明 報銷申請離不開審批，傳統的手工方式主導下，審批流程是不透明的。員工既無法了解審批進行到了哪一步，還需要多少時間才能拿到報銷所得，也不能在申請被駁回時立刻獲悉具體原因。
  
  
• 現金和信用卡的抉擇 羅氏診斷為了減少公司現金預支，鼓勵銷售人員使用信用卡進行業(yè)務活動。但準確判別工作消費和個人消費紀錄卻成了財務額外的負擔，同時也造成報銷周期延長并可能影響信用卡還款。

• 費用審批按明細拆分進行，加快報銷進度 員工報銷經常會遇到個別明細項不符合要求需退回重新填寫，通常情況是將整張單據一起退回，其中也包括正確的項目。通過對細節(jié)的深入調研，羅氏診斷發(fā)現員工在重新填寫單據方面浪費了大量時間，而整個報銷流程的周期也因此延長。葡萄城的實施顧問針對企業(yè)需求對員工申請報銷的項目進行拆分，一旦單據中某一項費用申請出現問題，系統僅僅退回需要修改的明細項，而其他則按照正常流程進行審批。



• 導入信用卡消費記錄，減少公司現金預支 葡萄城的實施顧問將銀行提供的信用卡消費記錄導入系統，并做標記以供申請者填寫單據時選擇。員工進行費用報銷時自行選擇相關記錄作為明細項，各級審批人能方便地核查。對于個人消費不做報銷用途的記錄，審批人則無法查看，保護員工個人隱私的安全性。



• 規(guī)范公司流程，提高各環(huán)節(jié)工作效率 羅氏診斷嚴格要求施行標準規(guī)范的流程以提高整個企業(yè)的效率，葡萄城的實施顧問根據其需求將出差申請和現金預支流程與費用報銷進行關聯。員工利用系統進行出差申請，此后的差旅費用報銷必須與其出差申請單一致，報銷時系統會自動列出員工提交的出差申請供其選擇，利用同一個系統規(guī)范流程提高效率。現金預支同樣與最后的財務支付流程相關聯，財務完成最后付款前會根據SAP系統沖抵的現金扣除預支的金額，申請者通過系統可以看到實際歸還的金額。羅氏診斷要求每一張發(fā)票對應一項報銷明細并由系統給出索引號互相對照，財務只需將索引號導入SAP系統就能對兩個系統內的數據進行核對，便于導出報表及財務審計。

• 加強合規(guī)檢查 系統遵循SOP標準，一旦報銷的費用超過額定金額標準，系統會自動給出提示并轉給更高權限的負責人進行審批。為提醒員工注意合規(guī)，系統將法規(guī)性文檔作為附件鏈接，減少差錯率。



• 提高審批透明度及員工滿意度 運用流程的益處在于能隨時查看報銷的進展，普通員工可以看到自己所有申報的費用報銷紀錄，并可點擊查看單項費用的審批紀錄、審批進展。如果申請被拒，系統則要求審批者必須輸入拒絕理由并扣除申請人相應的分數，加強員工嚴格遵守報銷規(guī)則的自覺性。企業(yè)通過系統提升了審批的透明度，也提高了員工的滿意度。



• 提高報銷效率，縮短周期 系統通過郵件提醒審批者有亟待審批的費用，并自動在審批結束后進入下一個與物理單據的審核流程，最后報財務部門等待付現。即使審批者不在公司也不影響報銷流程的運轉，避免了拖沓。申請者若有事外出，可以設置代理人幫助填寫相關單據并作為草稿保存，節(jié)省了不必要的等待時間。

CTI論壇報道