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AVAYA IP OFFICE電話會(huì)議系統(tǒng)

2006/03/29

　　Avaya IP Office會(huì)議系統(tǒng)，作為一種專用的即時(shí)"會(huì)議橋"，它可以在多人之間迅速的共享信息。IP Office會(huì)議系統(tǒng)安全、易于使用且具備高性價(jià)比，理想適用于團(tuán)隊(duì)會(huì)議、客戶會(huì)議、培訓(xùn)等環(huán)境。

　　電話會(huì)議系統(tǒng)擁有您自己的會(huì)議橋可以減少或消除外部會(huì)議服務(wù)的費(fèi)用。由于它是常備性的，并且只供您的企業(yè)使用，您可以提高您的電話會(huì)議使用率，以此支持和擴(kuò)展您的客戶群，同時(shí)改進(jìn)從產(chǎn)品開(kāi)發(fā)到員工培訓(xùn)在內(nèi)的各種業(yè)務(wù)流程。

　　IP Office會(huì)議系統(tǒng)可以快速獲得回報(bào)。如果您的企業(yè)目前定期采用第三方提供商安排電話會(huì)議，那么您的IP Office會(huì)議系統(tǒng)的投資回報(bào)將是非常迅速的。例如，某企業(yè)一天舉行兩次一小時(shí)長(zhǎng)度、四名參加者的電話會(huì)議（或任意相當(dāng)規(guī)模），那么根據(jù)地點(diǎn)及提供商的費(fèi)用，在僅僅9到10周內(nèi)該企業(yè)就可以看到其投資帶來(lái)的回報(bào)。它的優(yōu)勢(shì)如下所示：

在盡可能少的時(shí)間內(nèi)召開(kāi)更多的會(huì)議

加強(qiáng)各分支機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系

減少因出差帶來(lái)過(guò)高的成本支出

使用電話會(huì)議的好處不言而喻：

減少差旅支出，降低成本，不會(huì)浪費(fèi)不必要的時(shí)間

增加工作效率和會(huì)議的安全性

　　許多好的工作經(jīng)驗(yàn)縮短了項(xiàng)目進(jìn)行的時(shí)間，對(duì)復(fù)雜的組織架構(gòu)和供應(yīng)鏈流程極為有效。

IP Office Conferencing Solution

　　IP Office會(huì)議系統(tǒng)是Avaya IP Office一體化語(yǔ)音、數(shù)據(jù)及互聯(lián)網(wǎng)通信解決方案的組成部分之一。通過(guò)IP Office平臺(tái)內(nèi)置的會(huì)議橋功能中，您將得以創(chuàng)建多方電話會(huì)議，而不管他們位于何處--即使身處不同的國(guó)家。

　　IP Office Voicemail Pro 組件提供了內(nèi)置安全驗(yàn)證功能，使電話會(huì)議系統(tǒng)更加完整。當(dāng)個(gè)人參加者加入會(huì)議時(shí)要提供PIN（個(gè)人識(shí)別號(hào)碼）代碼。如果您的電信公司提供呼叫主叫號(hào)碼，系統(tǒng)還可以將呼叫者的身份同預(yù)先定義的記錄相匹配。

　　通過(guò)自己的VoiceMail Pro語(yǔ)音信息處理應(yīng)用程序，IP Office可以高效的管理會(huì)議進(jìn)程。定期安排的會(huì)議（例如每周的銷售電話會(huì)議）可以預(yù)先分配PIN代碼以提前準(zhǔn)備。用戶提示音和信號(hào)音可使參加者輕松的加入或離開(kāi)會(huì)議。在遇到任何問(wèn)題時(shí)，用戶還可以立即聯(lián)系內(nèi)部管理員或接線員以尋求幫助。
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　　此外，獲得許可接入IP Office系統(tǒng)的任何人都可以從遠(yuǎn)程地點(diǎn)管理和創(chuàng)建定期會(huì)議。對(duì)于某些企業(yè)，例如有多個(gè)辦公地點(diǎn)但僅有一支集中的IT團(tuán)隊(duì)的企業(yè)，這一點(diǎn)特別有價(jià)值。

IP Office Conferencing Capacity

　　IP Office 提供電話會(huì)議的最大的靈活性。IP403/IP406 Office系統(tǒng)支持最大同時(shí)支持 64 方會(huì)議或21個(gè)三方會(huì)議或任何總會(huì)議方不超過(guò)64方的組合。IP412 Office 系統(tǒng)支持 42 個(gè)三方會(huì)議或2個(gè)64方會(huì)議。這種強(qiáng)大的會(huì)議橋功能是IP Office撥入式會(huì)議橋的優(yōu)勢(shì)。過(guò)去，電話會(huì)議的參加者稍多，會(huì)議安排就需要采用第三方電子會(huì)議提供商的服務(wù)。而現(xiàn)在，利用Avaya IP Office會(huì)議系統(tǒng)，您的企業(yè)將可擁有屬于自己的私密、安全、隨時(shí)可用的會(huì)議橋。

會(huì)議橋最大容量

下列表格是不同型號(hào)IP Office的不同接口形式的最大會(huì)議容量：

1.需要有VoiceMail Pro作密碼驗(yàn)證(需要Voicemail pro license)

　　進(jìn)入會(huì)議提示語(yǔ)和安全密碼驗(yàn)證由 VoiceMail Pro提供。這需要有VoiceMail Pro的軟件許可支持。例如，4個(gè)與會(huì)人員進(jìn)入同時(shí)進(jìn)入會(huì)議且同時(shí)需要密碼驗(yàn)證，則需要4個(gè)license，一旦與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議，VoiceMail Pro端口會(huì)釋放，讓其它參加會(huì)議的人員使用。如果同時(shí)進(jìn)入會(huì)議的人員超過(guò)4個(gè)，則需要增加VoiceMail Pro的端口 (in steps of 2-port increments) 。 IP Office - Small Office Edition和 IP403最大支持10端口,406支持20端口， IP412支持30端口。

　　IP Office 403/406/412 VoiceMail軟件需要運(yùn)行在與IPOffice聯(lián)網(wǎng)的PC Server上。

2.IP Office 會(huì)議功能

IP Office 提供下列優(yōu)異的會(huì)議功能特點(diǎn)：

　　無(wú)需額外的會(huì)議設(shè)備 -你只需有一臺(tái) IP Office系統(tǒng)和外部以數(shù)字中繼/ VoIP方式連接 (如果有 PIN 密碼驗(yàn)證和會(huì)議語(yǔ)音提示則需要 Voicemail Pro 支持)

　　易于使用 - 只需撥打會(huì)議橋的號(hào)碼，如果需要輸入會(huì)議密碼，即可進(jìn)入會(huì)議。

　　從IP Office Phone Manager Lite 和 Pro中也可控制會(huì)議- 對(duì)于 ad-hoc會(huì)議模式，參加會(huì)議的用戶需要撥打被叫用戶分機(jī)即可將被叫用戶加到會(huì)議中來(lái)。IP Office Phone Manager, 會(huì)議的發(fā)起者可以控制：每個(gè)與會(huì)者主被叫號(hào)碼（如果有姓名識(shí)別則會(huì)顯示姓名）會(huì)在Conference tab of Phone Manager的菜單中顯示.如果需要，會(huì)議發(fā)起者會(huì)選擇一個(gè)舉手的與會(huì)者。

　　分機(jī)命令 - 外部的與會(huì)者可從任何外線分機(jī)撥打預(yù)先設(shè)定好的會(huì)議，輸入PIN密碼或選擇會(huì)議菜單。

　　定制問(wèn)候語(yǔ) -可以為每個(gè)會(huì)議設(shè)置個(gè)性化的問(wèn)候語(yǔ)

　　進(jìn)入/退出會(huì)議提示音 - 進(jìn)入/退出會(huì)議會(huì)受到單音提示

　　會(huì)議錄音 -手動(dòng)路由最初需要在IP Office中的Phone Manager設(shè)置, 數(shù)字/IP 顯示區(qū)域或在short code中設(shè)置 (需要有VoiceMail Pro支持)

　　安全 - 為了防止未授權(quán)的用戶訪問(wèn)會(huì)議系統(tǒng)，可以在 IP Office Voicemail Pro.中設(shè)置PIN密碼，主叫號(hào)碼顯示可以在時(shí)間和日期文件中設(shè)置。

　　遠(yuǎn)程管理 - 維護(hù)人員可以遠(yuǎn)程管理此會(huì)議系統(tǒng)。除此之外，IP Office管理界面可以管理全部的IP Office解決方案- phone system, voicemail, CTI server, router, firewall 和 DHCP server。

3.增強(qiáng)型會(huì)議功能（需要VMPro和Conference center license）

　　IP Office還可以增加增強(qiáng)型會(huì)議功能軟件實(shí)現(xiàn)集成的會(huì)議橋功能。這個(gè)基于Web管理界面的軟件包包括2個(gè)部分: "增強(qiáng)型會(huì)議安排定制" (定制和保留會(huì)議)和 "增強(qiáng)型會(huì)議 Web client" (以web界面完成電話會(huì)議功能)。日程安排和web client可以分別使用。增強(qiáng)型會(huì)議功能可以和 SoftConsole 及PhoneManager集成。

3.1增強(qiáng)型會(huì)議定制功能

　　基于Web界面的scheduler允許注冊(cè)用戶通過(guò)web界面在線創(chuàng)建和預(yù)定會(huì)議。 scheduler 提供了會(huì)議安全的可能，并非常容易創(chuàng)建會(huì)議。用戶只需輸入會(huì)議日期，時(shí)間，會(huì)議的持續(xù)時(shí)間及需要參會(huì)的人數(shù)。如果在用戶所需時(shí)間合適有會(huì)議資源的情況下，會(huì)議即可創(chuàng)建。一旦會(huì)議創(chuàng)建成功，會(huì)議資源就會(huì)分配給與會(huì)人員在既定時(shí)間召開(kāi)會(huì)議的會(huì)議號(hào)碼。可以在會(huì)議召開(kāi)之前加入音樂(lè)保持(如果資源可用) 。

　　訪問(wèn) web scheduler需要管理員創(chuàng)建用戶，同時(shí)需要在PC上裝載Internet Explorer (6.0 或以上版本) 。不需要任何軟件�？蓜�(chuàng)建注冊(cè)用戶的數(shù)量在Power Conferencing應(yīng)用中不受限制。一旦注冊(cè)成功，用戶可以在預(yù)定會(huì)議之前，檢查是否有可用的會(huì)議資源。如果會(huì)議預(yù)定成功，用戶也可以在正在排隊(duì)的會(huì)議菜單中看到已建立的會(huì)議狀態(tài)。

　　創(chuàng)建電話會(huì)議的用戶可以將與會(huì)人員的詳細(xì)資料如E-Mail和電話號(hào)碼添加到會(huì)議中。這樣就可以在會(huì)議之前，用E-Mail通知所有與會(huì)人員會(huì)議的詳細(xì)內(nèi)容包括會(huì)議名稱，描述，會(huì)議ID和參加會(huì)議的PIN唯一識(shí)別碼 (如果PIN 密碼驗(yàn)證需要的話)。語(yǔ)音會(huì)議通知同樣也可被激活，并通知參會(huì)人員。這樣 VoiceMail Pro會(huì)撥打與會(huì)人員的電話，當(dāng)會(huì)議開(kāi)始時(shí)，如果這些與會(huì)人員被撥通，則把與會(huì)人員帶入到會(huì)議中。

　　注：即時(shí)消息通知會(huì)在下一版本實(shí)現(xiàn)。與會(huì)人員的詳細(xì)資料可以在進(jìn)入會(huì)議之間修改。

　　對(duì)每個(gè)與會(huì)人員來(lái)說(shuō)，使用PIN密碼驗(yàn)證，使其能夠被系統(tǒng)識(shí)別，并且顯示在the Power Conferencing Web client上，這種高級(jí)安全措施是非常必要的。如果需要語(yǔ)音宣告， VoiceMail Pro會(huì)報(bào)讀每個(gè)與會(huì)人員的名字（內(nèi)部人員使用）或詢問(wèn)與會(huì)人員的名字（外部人員使用），當(dāng)會(huì)議結(jié)束時(shí)，每個(gè)與會(huì)人員都會(huì)聽(tīng)到宣告。

　　Conference 模板可以定制定期的會(huì)議，主要的內(nèi)容包括 conference ID 和與會(huì)者的密碼，會(huì)議日期除外。用這種方式可以節(jié)省重新進(jìn)入會(huì)議和輸入重復(fù)的信息的時(shí)間。

　　管理員可以生成會(huì)議使用率和每個(gè)會(huì)議的報(bào)告。消息內(nèi)容包括會(huì)議名稱，ID號(hào)，會(huì)議起始日期，會(huì)議持續(xù)時(shí)間和與會(huì)人員的數(shù)目。每個(gè)會(huì)議報(bào)告可以列出與會(huì)人員的詳細(xì)列表和他們何時(shí)進(jìn)入/離開(kāi)會(huì)議。另外，如果舉手投票在Power Conferencing Web Client使用的話，在會(huì)議中針對(duì)每個(gè)問(wèn)題與會(huì)人員的投票結(jié)果可以顯示出來(lái)。

簡(jiǎn)言之， Conferencing Center Web Scheduler 提供如下功能：

基于WEB的定制工具預(yù)訂會(huì)議資源 (即時(shí)會(huì)議和未來(lái)會(huì)議)；

每個(gè)與會(huì)者的權(quán)限可以設(shè)置為 "只聽(tīng)" 或"說(shuō)和聽(tīng)"模式；

每個(gè)與會(huì)者會(huì)收到Email通知；

針對(duì)與會(huì)人員的會(huì)議通知 (VCN) ；

與會(huì)者的名字會(huì)在他們進(jìn)入/離開(kāi)會(huì)議時(shí)播報(bào)；

每個(gè)與會(huì)者會(huì) 由系統(tǒng)分配唯一的會(huì)議密碼；

基于WEB的會(huì)議資源和投票結(jié)果報(bào)告。

3.2 增強(qiáng)型會(huì)議功能 Web Client

　　作為電話會(huì)議的補(bǔ)充，會(huì)議主席可以建立基于web的應(yīng)用。通過(guò)這樣的web接口，會(huì)議主席和與會(huì)人員不僅看到與會(huì)人員的狀態(tài)，還可以設(shè)置聽(tīng)眾只聽(tīng)，聽(tīng)和說(shuō)，可以看到web界面的權(quán)限。web 客戶端只有投票的權(quán)限，而主席可以在會(huì)議中提出問(wèn)題，修改與會(huì)人員的狀態(tài)和某個(gè)與會(huì)人員私下交談。

　　會(huì)議主席可以在自己的web client端展示文檔來(lái)進(jìn)行講解。這需要將文件格式保存為 html 格式 (例如 PowerPoint 演示文檔或Excel 表格) 或簡(jiǎn)單的website URL. 當(dāng)講解文檔時(shí)，會(huì)議主席可以將此文檔和所有的與會(huì)人員看到的文檔同步。只要他的設(shè)備和Power Conferencing server有相同的域名即可 (這是 Microsoft的限制)，而與會(huì)人員可以是在Internet的任何位置或在Extranet上。

　　訪問(wèn)Power Conferencing Web Client只需要與會(huì)人員在PC上安裝了Internet Explorer (6.0 或以上版本) 。不需要下載任何軟件。所支持的web client數(shù)量和與會(huì)人員的數(shù)量一致。 (例如，每個(gè)會(huì)議最大 64方).為了確保安全，訪問(wèn)Web Client同樣需要與會(huì)人員用會(huì)議ID和他們的唯一PIN密碼登錄。這使系統(tǒng)可以識(shí)別參加會(huì)議的成員并將他們的名字顯示在屏幕的右側(cè)。

簡(jiǎn)言之， Conferencing Center Web Client 提供如下功能：

與會(huì)者的實(shí)時(shí)狀態(tài) (撥入，以WEB方式登錄，說(shuō)和聽(tīng)，只能聽(tīng))；

會(huì)議主席可以改變與會(huì)者的實(shí)時(shí)狀態(tài)；

與會(huì)者在只能聽(tīng)的狀態(tài)下，可以提出申請(qǐng)改變?yōu)榭梢园l(fā)言的模式(舉手功能)；

靜音/解除靜音功能

會(huì)議主席和某個(gè)與會(huì)者可以采用私聊的方式。

狀態(tài)欄中可以看到與會(huì)者的狀態(tài)，還可以看到發(fā)言人所展示的PPT。

問(wèn)題投票和選舉功能。

AVAYA公司供稿 CTI論壇編輯

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