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用Google Apps替代傳統(tǒng)郵件系統(tǒng)

2011/11/04

　　出于支持移動應用、提升搜索便捷性和效率，以及降低維護成本等原因，美國大型連鎖超市BI-LO將企業(yè)級電子郵件平臺從IBM Lotus Notes遷移到Google Apps。

　　2009年晚些時候，美國東南部地區(qū)的大型連鎖超市BI-LO決定不再使用IBM Lotus Notes電子郵件應用。而在此前，IBM已經放棄了對BI-LO所使用的Lotus Notes版本的支持，這意味著BI-LO將不再能夠獲得該版本的技術支持。這讓BI-LO的IT團隊必須做出一個選擇，升級或是尋找新的解決方案。

　　BI-LO連鎖超市總部位于美國南卡羅來納州格林維爾，旗下有200多家連鎖店。BI-LO連鎖超市的CIO Carol deWitt說：“由于成本和可能會影響生產效率的因素，我們向后推遲了調整的時間。事實上，我們一直拖到必須要做出調整的那一刻。”

　　BI-LO最終決定選擇使用谷歌的Google Apps，這將把企業(yè)的電子郵件系統(tǒng)從傳統(tǒng)的Lotus Notes應用升級至云服務平臺。這一決定將為BI-LO每年節(jié)省數(shù)千萬美元的IT開支，其成本不到Lotus Notes應用的60%。deWitt表示，Google Apps的好處不僅僅在于可以節(jié)約開支，還免去了許多在使用Lotus Notes時所遇到的傳統(tǒng)IT系統(tǒng)維護的煩惱。


　　
圖：美國大型連鎖超市IB-LO店面外景

　　傳統(tǒng)IT的麻煩事

　　事實上，deWitt和她的IT團隊在此前的很長一段時間，一直被Lotus Notes應用的系統(tǒng)維護問題所困。由于Lotus Notes的Web客戶端使用起來不太順手，導致了員工的工作效率不高。BI-LO在全美的四個州擁有約17000名員工，而在日常通信中，通過Web訪問郵件非常重要。

　　此前，為了避免Web版本不同，BI-LO為一些用戶安裝了Lotus Notes的胖客戶端。但是胖客戶端也存在著一些諸如存儲容量有限等問題。隨著文件越來越大，這一問題變得越來越突出。BI-LO架構與規(guī)劃高級經理Jason Breazeale說：“僅胖客戶端，每個季度我們就會收到數(shù)百張報修單。”

　　后來，BI-LO還曾決定利用Lotus Notes的黑莓應用。對于一些用戶而言，這是一個不錯的選擇。但這同時也為IT部門帶來了很大的系統(tǒng)維護壓力。為了確保安全和法規(guī)遵從，BI-LO的IT團隊制定了新的用戶規(guī)定。deWitt表示，公司規(guī)定用戶僅能通過連接至黑莓企業(yè)服務器的企業(yè)版黑莓手機訪問電子郵件，不允許個人設備進行訪問。

　　此外，傳統(tǒng)郵件系統(tǒng)導致的信息分散特性也帶來了遵從性挑戰(zhàn)。帶有核心商業(yè)秘密的企業(yè)郵件分散存儲在員工個人電腦的個人郵箱內，而不是集中儲存。這樣一來，由長串字符構成的文檔難以被搜索到。另一個問題是文檔被存儲在離線存儲介質中的情況。法律或人力資源部需要隨時查找信息用于電子搜索或投訴取證，而這些操作要經過一個冗長的程序。

　　deWitt評估認為，一次電子搜索查詢就能夠耗盡一名郵件管理員的大部分時間。她說：“一旦有這種請求，SLA（服務水平協(xié)議）支持就可能會受到影響，所有的項目工作可能會被迫中止�！�

　　立足需求的產品選型

　　deWitt和Breazeale總結認為，無論他們選擇什么樣的電子郵件平臺，都必須要能夠方便地支持移動工作的員工，提升BI-LO總部至基層的通信能力，并且擁有內置的災難恢復和歸檔功能，以及友好的用戶搜索與查詢工具。另外，由于剛剛擺脫瀕臨破產的困境，對于BI-LO而言，維護的低成本是十分關鍵的。

　　這些實際的需求縮小了云計算方案的選擇范圍。微軟的商業(yè)生產力在線標準套件（BPOS）和谷歌的Google Apps進入到BI-LO的早期評估當中。Breazeale表示，由于當時微軟和谷歌的產品收費一樣，即每個用戶50美元，因此，僅僅根據成本因素難以在兩者之間做出選擇。

　　因此，BI-LO的IT團隊不得不對比這兩款產品的功能，以及一些附加因素。比如，BI-LO并不是微軟SharePoint用戶。deWitt認為，BPOS能夠與SharePoint密切協(xié)作，而這意味著，他們需要購買SharePoint的許可證，增加SharePoint的管理員和開發(fā)人員。這些與她和Breazeale心目中設想的云計算相距甚遠。

　　除此之外，微軟和谷歌的產品在管理復雜性上還存在著很大的區(qū)別。BPOS有一個層選項，允許用戶節(jié)省在無電腦用戶身上的開支。但是在5600名電子郵件用戶中區(qū)分出哪些是無電腦用戶，以及時刻關注分類調整，對于BI-LO的IT團隊來說是一項過于繁重的工作。

　　最后的一個問題涉及到電子搜索。BI-LO的IT管理者們認為，如果選擇了微軟產品，他們仍然需要額外尋找一款先進、且不昂貴的歸檔與搜索工具。

　　部署Google Apps

　　多種因素讓BI-LO最終選擇了Google Apps。作為一款可無限擴展的服務套件，Google Apps涵蓋了電子郵件、日歷、即時信息、文檔與幻燈片的創(chuàng)建與共享、團隊站點，以及任務協(xié)作等功能。為了了解BI-LO內部的員工是如何理解云計算概念的，BI-LO展開了一次內部調查。調查結果顯示，30%的員工在家里使用Gmail，而超過50%的員工使用某種形式的基于Web的電子郵件。這份調查顯示BI-LO員工已經做好了向云計算遷移的準備。

　　在Cloud Sherpas公司的幫助下，BI-LO在30〜35名IT部門的用戶中進行了試點部署。短時間內，嘗試這一服務的用戶就超過了90名，其中包括BI-LO的高級主管，他們堅持要成為早期的體驗者。BI-LO的IT團隊為他們配備了蘋果的iPad和iPhone，以測試Google Apps的移動性。使用的結果是，這些主管們對Google Apps的應用體驗感到非常滿意。

　　在IT團隊被批準部署后，BI-LO于2010年晚些時候在5500個用戶中展開了第一階段的大規(guī)模部署。他們的這次部署活動舉辦得非常隆重。此外，如果用戶發(fā)現(xiàn)了漏洞，那么發(fā)現(xiàn)者將會得到獎勵。與此同時，他們還開始在用戶中推廣谷歌Google Sites協(xié)作平臺，讓其成為谷歌云計算服務部署行動的主頁。

　　良好的起點

　　Google Apps的用戶們對于能夠從他們自己的設備上訪問公司的電子郵件而感到興奮。為此，BI-LO修改了電子郵件系統(tǒng)的用戶使用規(guī)定，包括關于Google Apps的使用細節(jié)。例如，規(guī)定中稱，盡管BI-LO支持員工使用自己的設備，但是如果公司懷疑存在安全風險，他們保留遠程刪除這些設備上數(shù)據（包括個人電子郵件）的權力。

　　對于人力資源與法律部門而言，Google Apps 內置的Postini工具可以更快速地反饋電子搜索和投訴調查結果。所有的電子郵件都被集中和歸檔，并可被搜索。實際上，Breazeale希望能夠盡快向業(yè)務部門移交搜索控制權，將IT部門從這一職責中完全撤離出來。

　　除了電子郵件，BI-LO已經開始通過Google Apps上的協(xié)作機制恢復業(yè)務流程。員工可以輕松地完善、分享和追蹤關于預算、營銷活動和新店面建設等電子表單的反饋。人力資源部還打算利用谷歌的視頻對話功能，減少一些為了對應聘人員進行面試所安排的出差。deWitt說：“我們正在使用Google Apps進行大量的社交與互動，未來我們還將會部署谷歌新近推出的Google+應用�！彼�補充說，在基于云計算的環(huán)境中，谷歌提供了強大的安全服務，包括對用戶訪問的控制。由于BI-LO的連鎖超市設置有需要遵守HIPAA法規(guī)的藥店和需要遵守支付卡行業(yè)標準的POS終端，因此提升安全性對BI-LO來說非常關鍵。

　　部署Google Apps后，IT部門的工作內容發(fā)生了許多關鍵變化。如今，重點負責維護電子郵件系統(tǒng)的三人團隊已經有充足的時間為業(yè)務流程制定更為完善的規(guī)定，而以前僅為了維護電子郵件系統(tǒng)正常運行就已經占用了他們的全部精力。

　　Breazeale提示其他企業(yè)用戶，在向云計算遷移的過程中，大型企業(yè)仍然需要一個合作伙伴幫助部署Google Apps。因為盡管谷歌的幫助文件已對如何部署進行了詳細說明，但是這些幫助文件仍然無法解決在遷移中遇到的一些特殊問題。他說：“Cloud Sherpas確實幫助我們解決了許多在部署Google Apps過程中遇到的特殊問題�！�

　　“在向云計算轉型的過程中，Google Apps是一個良好的開端。當你積累了豐富的云計算經驗后，你就有能力評估其他類似服務了。這對BI-LO來說，無疑是一次寶貴的經驗�！眃eWitt說。

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