由于沒有制定路線圖，每個組織都設(shè)計了自己的方法來保持進展。為了讓您開始，我列出了一些關(guān)于移動和視頻會議服務(wù)以及與貴公司數(shù)據(jù)和語音網(wǎng)絡(luò)連接的問題。
移動服務(wù)
- 我們是否向以前沒有移動設(shè)備和服務(wù)的員工提供移動設(shè)備和服務(wù)并為其付費？如果有，我們是否有這些和相關(guān)成本的記錄？一旦員工返回辦公室，我們是否有計劃取消或降低移動服務(wù)的等級？
- 我們是否調(diào)整了移動計劃，以適應(yīng)語音、數(shù)據(jù)、短信和移動到移動視頻通話的增加使用？產(chǎn)生的增量成本是多少？當員工回到辦公室并使用辦公室通信系統(tǒng)時，我們能否調(diào)整這些成本？
- 如果我們沒有進行任何計劃調(diào)整，且成本大幅上升，我們現(xiàn)在需要進行哪些計劃更改？
- 是否有員工為自己的移動服務(wù)付費，并向我們的組織收取費用？如果是的話，這會增加什么費用，還會繼續(xù)嗎？
- 是否為沒有良好Wi-Fi的員工添加了任何移動“僅限數(shù)據(jù)”設(shè)備？如果是這樣，這些設(shè)備的增量成本是多少，它們是否仍然是必要的？
視訊會議服務(wù)
- 我們?yōu)橐曨l會議服務(wù)（Zoom、Teams、WebEx、BlueJeans、Go to Meeting等）支付了哪些費用，我們在合同中約定了哪些費用？
- 如果我們支付的是許可證總數(shù)，有多少人在使用該服務(wù)？是否有一種基于使用情況的支付方法可以降低費用？
- 人們撥入視頻會議獲取音頻的相關(guān)費用是多少？我們是否被視頻會議提供商收取具有競爭力的每分鐘費用？
- 如果音頻用戶的“撥入”仍在家中工作，增加其Wi-Fi的帶寬容量是否比讓他們繼續(xù)撥入更具成本效益？
- 如果您有音頻會議服務(wù)，類似的問題也適用于您如何使用它們、供應(yīng)商如何向您收費，以及當人們返回辦公室時這些服務(wù)可能會發(fā)生什么變化。
連接到組織的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)
- 在允許遠程用戶訪問組織的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)時，您產(chǎn)生了哪些新成本？
- 帶寬容量增加了嗎？
- 是否實施了導(dǎo)致額外成本的安全措施，如VPN服務(wù)？員工是否在家購買或租賃設(shè)備，或者他們是否使用自己的設(shè)備？
- 在使用方面對您的網(wǎng)絡(luò)有何影響？成本是否上升？如果是這樣的話，當員工返回辦公室時，他們會減少嗎？
連接到組織的語音網(wǎng)絡(luò)
- 打到辦公室或云電話號碼的電話是如何到達家中的員工的？電話被轉(zhuǎn)接了嗎？如果是，總成本是多少？如果您將呼叫轉(zhuǎn)接到移動電話，則固定電話或云服務(wù)提供商和移動服務(wù)提供商都可能會產(chǎn)生費用。
- 如果您為在家工作的員工增加了基于云的語音呼叫功能，那么如果有，增加的成本是多少？
- 您的員工是否使用基于辦公室或基于云的電話系統(tǒng)撥打電話？如果是這樣的話，從人們在辦公室的時候起，通話量是否發(fā)生了變化，因此成本也發(fā)生了變化？
- 通過辦公系統(tǒng)撥打和接聽電話的成本與移動電話相比如何？是否由員工決定使用哪一個？在可能的情況下，通過Wi-Fi撥打移動電話是否具有經(jīng)濟意義？
重新評估內(nèi)部部署服務(wù)
雖然回答上述問題是確定新成本可能保持不變的一個良好起點，但由此得出的結(jié)論是，由于過去一年半的工作方式發(fā)生了變化，您可以消除一些費用。由于不清楚在家工作會持續(xù)多久，大多數(shù)組織沒有對基于辦公室的通信系統(tǒng)進行成本節(jié)約調(diào)整。如果你在任何特定時間永久性地減少辦公室里的人數(shù)，你很可能會為超過服務(wù)和設(shè)備所需的容量支付費用。
要弄清楚這一切并非易事。一個好的起點是確保您擁有辦公室和員工家中（如果用于工作）所有通信設(shè)備和服務(wù)的完整清單。除存貨外，記錄每月成本和與各服務(wù)提供商的合同義務(wù)。
下一步，就要消除哪些成本、不確定哪些成本以及需要保留哪些成本做出一些決定。保持庫存、合同和費用詳細信息的最新狀態(tài)，使您能夠在組織、通信基礎(chǔ)架構(gòu)和服務(wù)環(huán)境不斷發(fā)展的過程中做出良好的決策。
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作者：Jane Laino
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